Le Forfait Mobilités Durables permet aux salariés d’entreprise de bénéficier d’une aide financière pour leurs déplacements domicile-travail réalisés en modes doux. Le versement de cette aide (500 euros/ an et par salarié) est donc soumis à des conditions car le salarié doit pouvoir justifier de l’utilisation de ces moyens de transport durables.
Justificatifs et FMD, ce que dit le cadre légal :
Le versement du FMD bénéficiant d’une exonération de cotisations et de charges, il est évident qu’un certain nombre de mesures de contrôle sont mises en place.
L’ URSSAF, en charge des vérifications des cotisations sociales des entreprises, précise la nécessité de détenir les justificatifs attestant de la bonne utilisation des fonds du FMD par les salariés :
« L’exonération du forfait mobilités durables est conditionnée à la preuve de l’utilisation des sommes allouées conformément à leur objet : ainsi, le salarié doit être en mesure de fournir à l’employeur, pour chaque année civile, une attestation sur l’honneur ou un justificatif de paiement de l’utilisation effective des modes de transport susvisés. »
Collecte des documents, qui fournit quoi?
C’est l’employeur qui détermine les conditions d’utilisation (types de moyens de transport pris en charge) et de justification du FMD. Les justificatifs fournis par les employés peuvent prendre différentes formes :
- L’attestation sur l’honneur,
- L’attestation de covoiturage du registre de preuve de covoiturage (http://covoiturage.beta.gouv.fr),
- Les factures d’achat : vélo, alimentation électrique ou carburant, réparation, équipement, etc.,
- Les factures de services : location de matériels roulants, à assistance électrique ou non.
Ces éléments doivent impérativement être fournis à l’employeur avant le 31 décembre de l’année concernée par le versement du FMD, qu’il s’agisse d’une entreprise privée ou d’un établissement public.
Comment faciliter la collecte des justificatifs du FMD ?
Afin de ne pas ajouter une charge de travail supplémentaire aux gestionnaires de justificatifs de déplacement, il existe des solutions dématérialisées :
1/ Le versement du FMD sous forme de carte de paiement prépayée
La somme correspondant au Forfait Mobilités Durables est alors créditée sur un moyen de paiement (carte). Les salariés peuvent ainsi directement payer leurs transports en modes doux : location de vélo, trottinettes, achat de billets, etc.
Roadmate propose par exemple une carte de type Mastercard spécialement dédiée aux mobilités durables. Associée à une application qui permet au salarié de vérifier en live la disponibilité des transports concernés par le FMD, elle lui permet de régler directement ses dépenses. Cette carte est rechargeable par l’employeur sur une plateforme de gestion en ligne.
Cette solution globale permet à l’entreprise de mettre en place facilement la politique de transports qu’elle souhaite, et à ses salariés de bénéficier d’un titre mobilité pratique en toute autonomie.
2/ La mise en place d’un outil de gestion en ligne
La collecte des pièces justificatives peut s’effectuer par le biais d’un outil centralisé et dématérialisé. Cette solution a été choisie par certaines structures publiques et se développe rapidement dans les entreprises privées. Elle a le double avantage d’être facile à utiliser aussi bien pour l’employeur que pour l’employé. Elle permet au bénéficiaire de classer et d’archiver automatiquement les documents.
Fonctionnement : le salarié bénéficiaire scanne ou photographie ses documents et factures qui sont immédiatement envoyés et classés dans l’interface de l’employeur.
Vous pouvez trouver un modèle d’attestation sur l’honneur ici.
